Kreditkarten für Firmen und Mitarbeiter

Firmenkreditkarten erlauben Unternehmen und deren Mitarbeitern eine strikte Trennung privater und geschäftlicher Ausgaben. Denn bei Geschäftsreisen oder anderen Kostenpunkten entsteht andernfalls viel Verwaltungsarbeit, die zusätzlich Zeit und Geld in Anspruch nimmt. Um dem Arbeitnehmer größere Flexibilität und dem Unternehmen mehr Transparenz zu ermöglichen, sind Firmenkreditkarten eine gute Lösung.

Alle Vorteile im Überblick

  • Direkte Abrechnung mit der Firma
  • Keine Vorleistung durch Mitarbeiter notwendig
  • Minimierter administrativer Aufwand
  • Ggfs. inklusive Versicherungsschutz für den reisenden Mitarbeiter
  • Transparenz und Überblick über Kosten

Wann kommt eine Firmenkreditkarte zum Einsatz?

Es kommt im Alltag eines Unternehmens nicht selten vor, dass Mitarbeiter Zahlungen tätigen, die nicht aus eigener Kasse, sondern aus der Firmenkasse gezahlt werden. Das passiert beispielsweise auf einer Dienstreise oder wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf für das Unternehmen tätigt. Ohne Firmenkreditkarten verliert das Unternehmen dabei viel Zeit und Geld: Um den Mitarbeiter nicht in finanzielle Notlagen zu bringen, muss ein Unternehmen möglicherweise Vorauszahlungen tätigen. Sämtliche Bezahlvorgänge müssen außerdem durch Belege und Rechnungen festgehalten werden, was die Buchhaltung besonders aufwändig macht und dadurch erneut Zeit in Anspruch nimmt.

Eine Firmenkreditkarte erleichtert diesen Prozess enorm. Sie kann für einzelne Mitarbeiter ausgestellt werden und bietet diesen somit große Flexibilität – sie müssen dann weder Geld aus der eigenen Tasche auslegen, noch Kassenzettel und Rechnungen aufbewahren. Meistens handelt es sich bei Firmenkreditkarten um sogenannte Charge Cards. Da Rechnungen in der Regel über ein Firmenkonto beglichen werden, herrscht durch die Verwendung von Firmenkreditkarten eine größtmögliche Transparenz für das Unternehmen. Auf der monatlichen Abrechnung kann nämlich jeder Bezahlvorgang nachvollzogen werden.

Die Vorteile für den Mitarbeiter:

Eine Firmenkreditkarte erspart es dem Mitarbeiter, für sein Unternehmen in finanzielle Vorleistung zu gehen. Wer beispielsweise einige Tage auf einer Messe verweilen muss und für die Übernachtungen zu dieser Zeit ein Hotel buchen möchte, hätte als Privatperson sehr hohe Kosten zu tragen. Mit der Firmenkreditkarte kann ein Hotel problemlos bezahlt werden, ohne, dass der Mitarbeiter vorerst dafür aufkommen muss. Die Firmenkreditkarte macht es insofern vielen Mitarbeitern erst möglich, gewisse Termine wahrzunehmen, was im Besonderen für Auslandsreisende gilt.

Eine Dienstreise ins Ausland kann nicht nur finanziell, sondern auch organisatorisch eine Herausforderung darstellen. Gerade, wenn im Reiseland in einer anderen Währung gezahlt wird, muss der Arbeitnehmer sich neben seinen Aufgaben stets um die Beschaffung von Bargeld kümmern. Mit einer Firmenkreditkarte entsteht dieses Problem nicht, da sie weltweit eingesetzt werden kann. Teure Kosten für den Flug muss der Arbeitnehmer ebenfalls nicht scheuen, da sie von vornherein mit der firmeninternen Kreditkarte bezahlt werden können.

Hier ist es zudem angenehm und effizient, dass der Mitarbeiter nicht gegebenenfalls und je nach Reiseland zusätzlich versichert werden muss, da der Versicherungsschutz über die Firmenkreditkarte gewährleistet ist. Firmenkreditkarten verfügen – wie auch andere Kreditkarten – über Zusatzleistungen. Dazu gehören nicht nur Versicherungen, sondern auch Bonus- und Rabattprogramme, die dem Mitarbeiter jede Reise so bequem wie möglich machen.

Die Vorteile für die Firma:

Die Firmenkreditkarte erspart dem Unternehmen einen hohen verwaltungstechnischen Aufwand. Andernfalls müssten die Mitarbeiter umständlich Quittungen aufbewahren, diese einreichen und ihre Herkunft erklären. Die Prüfung der Angaben wäre folglich ebenso umständlich. Noch komplizierter würde das Ganze beispielsweise werden, wenn ein Mitarbeiter sein Konto wegen einer Dienstreise überziehen und Dispo-Zinsen entrichten müsste.

Früher hatten größere Firmen recht personalstarke Abteilungen zur Reisekostenabrechnung; hier spart der Einsatz einer Firmenkreditkarte also sogar Geld, da das Personal wegfällt, wenn eine firmeninterne Reisekostenabrechnung durch Firmenkreditkarten überflüssig wird.

Die Firma hat über die Firmenkreditkarte zusätzlich einen gewissen Überblick darüber, was die Mitarbeiter auf Reisen machen beziehungsweise welche Ausgaben sie tätigen und inwieweit etwa der normale Tagesspesensatz für die Mitarbeiter zu hoch oder zu niedrig angesetzt ist. Einzelne Ausgaben können leichter zugeordnet werden, wodurch die umständliche Aufbewahrung von Quittungen nicht weiter notwendig ist. Spesen- und Reisekostenabrechnungen werden dadurch sehr viel leichter, außerdem muss die Firma keine Kostenvorschüsse an Mitarbeiter zahlen. Auch dabei wird unter  Umständen bares Geld gespart: Wenn nämlich Geld vom Firmenkonto abgebucht wird und an einen Mitarbeiter weitergegeben, können dafür keine Zinsen mehr gewonnen werden. Mit einer Firmenkreditkarte hingegen hat das Unternehmen mehrere Wochen Zeit, das Konto wieder auszugleichen, bevor es belastet wird.

Zwei Arten der Firmenkreditkarte

Firmenkreditkarten gibt es in zwei verschiedenen Varianten: Die Corporate Card und die Business Card. Mittlerweile verschwimmen die Unterschiede zwar, trotzdem lässt sich vor allem eine Verschiedenheit festhalten.

  •  Corporate Cards

Für große Firmen mit vielen Mitarbeitern bieten sich die sogenannten Corporate Cards an. Hier gibt der Kreditkartenherausgeber gleich mehrere Karten an ein Unternehmen heraus beziehungsweise an verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens. Der Vorteil hierbei ist der, dass die Konditionen der Karten oftmals individuell festgelegt werden können. Je mehr Karten einem Unternehmen ausgestellt werden, umso positiver kann das Angebot des Herausgebers ausfallen. Außerdem bieten Corporate Kreditkarten den Inhabern oftmals spannende Zusatzleistungen wie Reiseversicherungen oder Rabattfunktionen, die jede Firmenreise umso komfortabler machen. Der Arbeitgeber muss sich dann außerdem nicht für jede anstehende Reise um eine externe Versicherung für die Mitarbeiter kümmern.

  •  Business Cards

Business Cards richten sich an kleinere Unternehmen, Freelancer oder Selbstständige. Sie werden eher in geringen Mengen ausgegeben und sind daher selten für größere Unternehmen geeignet. Kleinere Kontingente bedeuten jedoch auch meist festgelegte Konditionen – anders als bei den Corporate Cards. Wer eine Business Card besitzt, kann zudem seltener mit exklusiven Zusatzleistungen rechnen.

Was beiden Arten von Firmenkreditkarten gemein ist, ist die Vereinfachung der Buchhaltung durch deren Einsatz. Außerdem gibt es sowohl Corporate als auch Business Cards mit unterschiedlichem Status. Je nachdem, welchen Status eine Firmenkarte hat, bietet sie viele oder weniger Zusatzleistungen, die über einfache Zahlungsfunktionen hinausgehen.

Ein wenig Vorsicht ist geboten

Mitarbeitern sollte klar sein, dass über die Firmenkreditkarte eine vollständige Transparenz des eigenen Tuns entsteht. Wer also auch während einer Dienstreise nachts ausgehen möchte, sollte das Taxi nicht mit der Firmenkreditkarte begleichen, da er oder sie damit rechnen muss, dass auf der Firmenkreditkarte letzten Endes auch die Uhrzeit der Transaktion verbucht ist. Wer also unschönes Getuschel bezüglich des persönlichen Lebensstils oder gar unangenehme Fragen von Seiten des Arbeitgebers vermeiden möchte, sollte private Ausgaben unter allen Umständen auch privat begleichen.

Viele Menschen haben das ungute Gefühl, durch eine Firmenkreditkarte in einer gewissen Weise ausgespäht zu werden. Wer jedoch keine unrechtmäßigen Ausgaben mit der Karte tätigt, muss auch nicht die Befürchtung haben, dass die Endabrechnung unangenehme Überraschungen mit sich bringt. Die Frage wäre außerdem, was ein Unternehmen davon hätte und ob die Erkenntnisse den Aufwand solcher Recherchen irgendwie rechtfertigen könnten.

Wer also private und geschäftliche Aktivitäten auch im Hinblick auf die Bezahlung klar trennt, sollte sich hier keine Sorgen machen.

Transparenz und Überblick: Die Möglichkeiten einer Firmenkreditkarte

Gerade in einer Firma, in der mehrere Corporate Cards im Einsatz sind, sind Überblick  und Transparenz besonders wichtig. Um sämtliche Zahlungen nachvollziehen zu können, laufen alle Kreditkarten meist über ein Firmenkonto. Ein Unternehmen kann möglichen Gefahren aus dem Weg gehen, indem es die Möglichkeiten der Nutzungseinschränkungen in Anspruch nimmt:

  • Um keine zu hohen Ausgaben zu riskieren, können nutzerbedingte Limits für Firmenkreditkarten festgelegt werden. Diese können dann nicht überschritten werden und sichern dem Unternehmen somit eine größtmögliche Sicherheit.
  • Anstelle von Charge Cards kann das Unternehmen auch Prepaid Firmenkreditkarten herausgeben. Der Vorteil hierbei ist, dass die Karte vor einer Geschäftsreise aufgeladen werden kann und folglich nur der Betrag zur Verfügung steht, der sich auf dem Kreditkartenkonto befindet. Dadurch entsteht ebenfalls ein größerer Überblick und die Risiken zu hoher Ausgaben werden negiert.

Herausgeber von Firmenkreditkarten ermöglichen einem Unternehmen auf diese Weise, dass es die Kreditkarten an die Nutzer anpasst und individuelle Karten an verschiedene Mitarbeiter ausstellt. Dadurch können einzelne Ausgaben einfacher nachvollzogen werden und die Kontrolle über den finanziellen Haushalt einer Firma ist besonders groß.

Fazit: Wann lohnt sich eine Firmenkreditkarte?

Ob und welche Firmenkreditkarte sich lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab. Oftmals legen auch die Kreditkartenherausgeber bestimmte Bedingungen fest, unter denen eine Firma Corporate oder Business Kreditkarten beantragen kann. American Express beispielsweise gibt die Corporate Card für Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 30 Millionen Euro heraus. Für Business Cards herrschen teilweise weniger strikte Voraussetzungen, da diese sich ebenso für Freelancer und Selbstständige eignen.

Da eine Firmenkreditkarte die Abrechnungs- und Verwaltungsarbeit eines Unternehmens ungemein vereinfacht, ist es immer sinnvoll, sich über die Anschaffung solcher Karten Gedanken zu machen. Hierbei kann zwischen mehreren Angeboten dasjenige ausgewählt werden, das perfekt zu den Gewohnheiten einzelner Mitarbeiter und somit gut zum Unternehmen passt. Durch die Auswahl verschiedener Abrechnungsarten und dem Status der Firmenkreditkarten, kann das Unternehmen ganz einfach entscheiden, welche Leistungen die passenden sind.

Um die Firmenkreditkarte zu finden, die optimal zu den Ansprüchen und Gewohnheiten eines Unternehmens passt, empfiehlt sich ein kostenloser Kreditkartenvergleich. Hierbei kann genau angegeben werden, welche Kriterien von Bedeutung sind und welche Zusatzleistungen gewünscht werden. So findet jedes Unternehmen die richtige Firmenkreditkarte für den eigenen Gebrauch.

24.07.2018 | Update: 20.06.2019
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